Le déménagement quand il s’agit d’une entreprise qui change de locaux peut s’avérer être une opération très délicate à gérer. En effet, ce n’est pas un événement qui s’improvise. Il exige une organisation bien ordonnée et claire. Afin d’assurer un déménagement réussi, il faut tout entreprendre à l’avance et suivre certaines étapes indispensables.
Fixer la date de déménagement et la communiquer en interne
Après avoir déterminé la faisabilité de votre projet de déménagement d’entreprise Lille, il est important de fixer la date de cet événement pour pouvoir mettre en place un calendrier claire. Par la suite, il sera plus facile de planifier les différentes opérations liées au déménagement. Il faut noter toutefois que la date ne doit pas être choisie au hasard mais en fonction de la fin de l’année fiscale pour minimiser les risques de désagréments.
Par ailleurs, cette date doit être communiquée en interne vu que les salariés sont également concernés par ce changement. Ainsi, n’oubliez pas d’informer vos collaborateurs de ce changement pour qu’il soit réussi du côté professionnel et personnel.
Pour une communication optimale, vous pourrez par exemple désigner un responsable déménagement. Cette pratique est très utile pour mieux renseigner vos collaborateurs et pour répondre à leurs questions et inquiétudes plus efficacement.
Choisir le nouveau local
Parmi les premières étapes à effectuer avant de planifier le déménagement d’entreprise est de choisir les futurs locaux. La communication de ce détail avec les collaborateurs va leur permettre d’avoir une idée plus précise sur le changement.
En choisissant le local, il faut prendre en considération la taille que votre entreprise nécessite, le nombre de bureaux qui doivent y figurer, sa localisation, et bien évidemment, votre budget. Pour cela, il est possible de se passer par une agence spécialisée afin d’être bien informé sur les différentes offres disponibles.
Respecter le préavis de départ
Si vous envisagez déménager, il est impératif de prévenir votre bailleur de votre intention par lettre recommandée avec un accusé de réception. Généralement, un bail commercial impose un préavis de six mois. Cependant, certains contrats peuvent avoir des particularités.
Prévoir le nouveau mobilier et faire le tri
Le déménagement d’une entreprise est l’occasion idéale pour remeubler les locaux et pour revoir la décoration de l’entreprise. Pour assurer le bien-être de vos collaborateurs, il est conseillé d’opter pour du mobilier de bureau ergonomiques, voire des chaises spéciales, des bureaux qui montent et qui descendent et autres. De même, il peut s’avérer très utile d’opter pour les services d’un architecte d’intérieur pour une meilleure optimisation d’espace.
Par ailleurs, c’est une excellente occasion pour faire le tri des objets désormais inutiles et des documents qui ne servent plus à l’activité.
Communiquer la nouvelle adresse
Lors d’un déménagement d’entreprise, il est également fondamental de communiquer la nouvelle adresse à une liste de personnes. Ainsi, il faut tout d’abord communiquer le changement de locaux aux clients de l’entreprise, à ses prestataires et ses partenaires pour que le déménagement n’engendre pas une baisse de productivité. De même, il faut communiquer ce changement auprès de différents services comme la sécurité sociale, les opérateurs téléphoniques et autres. Pensez à dresser une liste détaillée pour ne pas en oublier. Finalement, il faut communiquer le changement d’adresse à la Poste pour que vous receviez votre courrier.
Organiser un événement d’inauguration dans le nouveau local
Pour commencer du bon pied, il est conseillé d’organiser une soirée ou un événement quelconque d’inauguration dans le nouveau local. il est même possible de demander à vos clients d’y participer.
Retrouvez dans cet article plus de détails sur les procédures pour l’achat d’une maison
